XI. Saldos Iniciales
1. Saldos Iniciales en Adempiere
Para montar una contabilidad anterior en Adempiere(Saldos de cuentas, Cuentas x Cobrar, Cuentas x Pagar, Inventario), debemos seguir los siguientes pasos:
1. Debemos asegurarnos de que el “Control de Período Automático” esté DESACTIVADO, esta opción la encontramos en : Análisis de Desempeño → Reglas Contables → Esquema Contable
2. Abrimos un período anterior al actual, generalmente se utiliza el inmediatamente anterior
ej. si vamos a comenzar a trabajar en enero del 2009 podemos abrir diciembre del 2008. Esto lo podemos hacer siguiendo el manual “Análisis Financiero”.
3. Lo siguiente es registrar las cuentas x pagar, las cuentas x cobrar, los saldos de inventario etc. Para hacer esto el servidor de Adempiere no debe estar activado
Caso Practico
Supongamos que en nuestras cuentas por cobrar hay un saldo al cierre de 1,000,000 cuyo detalle es el siguiente:
Pedro Perez: 600,000 Juan González: 400,000
El saldo de las cuentas por pagar es de 600,000 que corresponde a:
El Constructor: 600,000
El saldo de inventario es:
producto XYZ: 20 unidades
Registrar una Cuenta x Cobrar'
Nos vamos a:
Ventas → Facturas de Ventas → Facturas y CxC (Cliente)
Las Cuentas x Cobrar se registran como una factura cualquiera, teniendo en cuenta que no se va a relacionar con ningún producto.
Tenga en cuenta que para una CxC no se tienen en cuenta los impuestos ni las retenciones estas simplemente se contabilizaran mediante asientos contables en el balance inicial del periodo siguiente. Por lo tanto solo colocaremos el valor exacto que se nos debe.
Llenamos los datos que se nos piden:
En “Tipo Documento Destino” Podemos escoger Factura (“AR Invoice”) o Nota Crédito (“AR Credit Memo”) según lo que considere el Contador.
Recuerde que en “Fecha Contable” debe colocar una fecha del período que abrimos en este caso diciembre de 2008 lo ideal seria el último día del periodo.
Luego Agregamos las líneas correspondientes a la CxC
Aquí solo colocamos el Precio y opcionalmente una descripción, en este caso pondremos los 600,000 que corresponden a Pedro Perez.
Luego Regresamos a la pestaña “Factura” y hacemos clic en el Botón “Completar”, recuerde el servidor debe estar cerrado.
Para Juan González haPcemos el mismo procedimiento.
Registrar una Cuenta x Pagar
Para las Cuentas x Pagar hacemos un procedimiento similar:
Ingresamos en Compras → Facturas y CxP(Proveedor)
Llenamos los Datos que se nos piden en la factura
La fecha contable igual que el procedimiento anterior debe pertenecer al periodo anterior que abrimos.
Después pasamos a la Pestaña Linea de Factura y llenamos el valor de nuestra CxP
Luego regresamos a la pestaña Factura y le damos clic al Botón “Completar”
Saldos de Inventario
Para Ingresar los saldos de inventario, lo podemos hacer por “Conteo de Inventario” en:
Gestión de Materiales → Inventario Físico
Recuerde que para hacer esto los productos deben estar definidos con sus precios, una explicación muy completa de creación de productos y de manejo de inventario se encuentra en el Manual de Gestión de Materiales.
En tipo de documento colocamos “Inventario Físico”, y nos vamos a la pestaña “Línea de Conteo de Inventario”.
Aquí seleccionamos el producto y colocamos la cantidad actual en el inventario, según la ubicación que necesitemos. Hacemos esto por cada producto y al finalizar, regresamos a la pestaña “Conteo de Inventario” y le damos clic al Botón “Completar”.
4. El paso siguiente es cerrar el periodo. Igual que el 1er paso podemos seguir las instrucciones del manual “Análisis de Desempeño”. Recomendamos Cerrar completamente este periodo, ya que si en algún momento se abre y el servidor esta activo, puede afectar la contabilidad permanentemente.
5. Para ingresar el balance inicial, lo hacemos como asientos contables. Recomendamos ingresar estos saldos con la fecha del primer día del período siguiente al que acabamos de cerrar.
Para que estos valores queden registrados en la contabilidad se debe tener el servidor encendido.
Los asientos contables los agregamos por: Análisis de Desempeño → Nota de Contabilidad
También podemos encontrar como hacer estos asientos, en el manual de Análisis de Desempeño.
