DE/Erster Programmstart

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Firmenstruktur

Bei ADempiere handelt es sich um ein komplexes Warenwirtschaftssystem. Ein erster Eindruck kann bereits auf der Seite was ist ADempiere gewonnen werden.

Auf dieser und den folgenden Seiten wird der Einstieg in ADempiere und die ersten Grundeinstellungen vermittelt. Da es sich bei ADempiere um ein sehr komplexes Warenwirtschaftssystem handelt sind einige Grundeinstellungen erforderlich um ADempiere in den eigenen Betriebsablauf zu integrieren. Lassen Sie sich aber nicht durch den Funktionsumfang erschrecken. ADempiere ist durchaus auch für kleinere Betriebe wie z.B. Handwerksbetriebe oder reine Verkaufsgeschäfte geeignet. Beim Einsatz von ADempiere ist man nicht gezwungen alle Funktionen wie z.B. die umfangreiche Lagerhaltung des Programms einzusetzen.

Vor dem ersten Start oder der Einrichtung von ADempiere wird die eigene Unternehmensstruktur überdacht. Es gibt diverse Unternehmensstrukturen. Einige davon werden nun genannt und der Nutzen von ADempiere beschrieben.

Kleines Unternehmen

• Ein kleines Unternehmen wird hauptsächlich:
  • Produkte direkt bei Lieferanten bestellen
  • Produkte einkaufen
  • Produkte im Geschäft oder kleinem Verkaufslager einlagern
  • Produkte an Kunden verkaufen
  • Lieferscheine erstellen
  • Rechnungen erstellen
  • ggf. Mahnungen usw. schreiben
    • Die Buchführung evtl. durch einen Steuerberater durchführen lassen

Für diese Zwecke ist ADempiere bestens geeignet und relativ schnell eingerichtet. Die Einrichtung eines kleinen Geschäftes kann sich an der Beschreibung des mittleren Unternehmens orientieren. Ein kleines Unternehmen besteht automatisch aus einem Mandanten, einer Organisation und einem Lager ohne Lagerplätze.

Mittleres Unternehmen

Ein mittleres Unternehmen besteht aus einem Mandanten, evtl. mehreren Organisationen und mehreren Lagerbereichen.

• Das Mittlere Unternehmen wird ggf. zusätzlich zum kleinen Unternehmen folgende Aufgaben wahrnehmen:
  • Umlagerungen von einem Lager in ein anderes Lager durchführen
  • Ein Transitlager für weiter entfernte Lager verwenden
  • Einen eigenen Versand durchführen
  • Die Buchführung im eigenen Haus durchführen
  • uvm.

Diese Aufgaben übernimmt ADempiere.

Deutsche Sprachdateien

Sie sollten zunächst die deutschen Sprachdateien installieren. Durch die Installation der deutschen Sprachdateien werden viele Hintergrundtabellen auf Deutsch umgestellt. Auch die Menüs und Eingabemasken werden auf Deutsch umgestellt. Es sei hier erwähnt, dass es verschiedene deutsche Sprachanpassungen gibt. Daher können die Bildschirmausdrucke geringfügig von Ihrer Installation abweichen.

Die folgende Beschreibung findet mit dem installiertem deutschen Sprachpaket statt. In einigen Fällen wird eine deutschsprachiger Bildschirmausdruck und, in unmittelbarer Umgebung, der original Bildschirmausdruck in englisch abgebildet.

Vorhandenes Beispielunternehmen GardenWorld

Nach der Installation von Adempiere ist bereits das Beispielunternehmen "GardenWorld" installiert. Wie auf der Seite An der Arbeitsstation anmelden können Sie sich mit dem Benutzer: GardenAdmin und dem Passwort: GardenAdmin anmelden. In dem Beispielunternehmen sind bereits einige Voreinstellungen und Beispieldatensätze vorhanden. Dies ist ein erster Schritt um sich mit ADempiere etwas vertraut zu machen.

Struktur von GartenWelt festlegen

Wenn Sie in dem Beispielunternehmen GardenWorld bereits einige Erfahrungen gemacht haben und sich entscheiden näher mit ADempiere zu beschäftigen sollten sie Ihre eigene Firma in ADempiere abbilden. Hierzu gründen wir gemeinsam die neue Firma GartenWelt, ein mittleres Unternehmen, in Anlehnung an das Beispielunternehmen.

Zunächst legen wir die Struktur bzw. den Geschäftsprozess der Firma GartenWelt fest:

• Mandant
• Als oberste Einheit gibt es einen Mandanten (Client). Das ist unser Unternehmen GartenWelt
• Ein Mandant ist eine eigenständige Einheit. Es können keine Daten zwischen Mandanten ausgetauscht werden

• • Organisation
  • In der zweiten Ebene befinden sich die Organisationen. Hierunter versteht man Untereinheiten des Mandanten. Dies können wirtschaftliche Einheiten z.B. in Form von verschiedenen Produktionsstätten sein.
  • Für Unser Beispiel verwenden wir eine Produktionsstätte in Duisburg
  • und einen Verkauf in Düsseldorf

• • • Lager
    • Für jede Organisation können beliebig viele Lager eingerichtet werden.
    • In unserem Beispiel haben wir ein Rohstofflager und Fertigteilelager in der Produktionsstätte "Duisburg"
    • Das Verkaufslager, Versandlager und die Verkaufsräume befinden sich in Düsseldorf.
    • Für den Transfer zwischen Duisburg und Düsseldorf wird das Transferlager "Transit" verwendet.

• • • • Lager und Lagerorte
      • Für jedes Lager können Lagerorte definiert werden
      • Die Lagerorte werden an dem Standort Düsseldorf eingesetzt.

Produkte

In Duisburg werden Spaten hergestellt. Die fertigen Spatenblätter werden vom Lieferanten in Duisburg angeliefert. Der Griff und Spatenstiel werden aus Rohholz hergestellt.

Rechen, Rübenhacke, Schaufel, Unkrautstecher und Stubenbesen werden entweder im Lager Duisburg oder direkt in Düsseldorf angeliefert.

Geschäftspartner

In ADempiere werden Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden als Geschäftspartner angelegt. Wir werden zur gegebenen Zeit entsprechende Einträge anlegen.

Neues Unternehmen GartenWelt einrichten

Nun werden die wichtigsten Parameter und Einstellungen in ADempiere, bezogen auf unser neu gegründetes Unternehmen "GartenWelt" durchgeführt.

Als oberste Einheit der Verwaltung wird ein neuer Mandant angelegt. Folgende wichtige Parameter werden verwendet:

Neuen Mandanten anlegen

Kundenname:	GartenWelt
Name der Organisation:	GartenWelt
Nutzername Admin:	GartenWeltAdmin
Normaler Nutzername:	GartenWeltUser
Region:	NRW
Name der Stadt:	Düsseldorf
PLZ:	40547
Adresszeile 1:	Hansaallee 1
Datei Kontenplan:	AccountingDE_SKR04.csv
Alle weiteren Daten werden	gemäß Anleitung eingegeben.

Note: Bei der Ersteinrichtung wird jedes Passwort mit dem Benutzernamen vorbelegt. Dies sollte dringend als Admin oder als normaler Nutzer geändert werden

Systemeinrichtung neuer Mandant

Bei der Neuanlage eines Mandanten (Client) werden bereits viele Parameter richtig eingestellt. Einige Parameter werden nun ergänzt.

Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten die ersten Systemeinrichtungen durchzuführen.

• Workflow: Überprüfung Ersteinrichtung Mandant
• Manuell: Mandant bearbeiten, Organisation bearbeiten, Rolle - Zugriffsrechte steuern, Anrede, Neuen Benutzer hinzufügen

Beide Wege führen zum Ziel. Einige Datenimporte werden bei dem Workflow häufig nicht benötigt und können entsprechend übersprungen werden. Weiter unten wird die manuelle Anwahl der Fenster beschrieben.

Passworte ändern

Aus Sicherheitsgründen sollten das bei der Ersteinrichtung vergebene Passwort durch ein eigenes individuelles Passwort geändert werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten das Passwort zu ändern:

• Benutzerpasswort als Admin ändern
• Benutzerpasswort als Benutzer ändern

Merken Sie ich bitte Ihre Passworte.

• In dieser Beschreibung werden weiterhin die Benutzernamen als Passworte verwendet.
• Das sollten Sie allerdings nicht so handhaben. Verwenden Sie bitte zur Ihrer eigenen Sicherheit andere Passwörter.

Anrede anlegen

Für die Verwendung von Geschäftspartnern benötigen wir immer wieder Anreden. Daher ist einer der ersten und leichtesten Schritte in ADempier Anreden zu hinterlegen.

Achten Sie bitte darauf die Anreden für ALLE (*) Organisationen anzulegen.

Für unser Beispiel verwenden wir folgende Anreden:

Eingabemaske: Menü{{#if: Geschäftspartner | →Geschäftspartner }}{{#if: Einstellungen Geschäftspartner | →Einstellungen Geschäftspartner }}{{#if: Anrede | →Anrede }}

Name	Anrede	Nur erster Name	Standard
Sehr geehrte Damen und Herren,	Sehr geehrte Damen und Herren,	NEIN	JA
Sehr geehrte Frau	Sehr geehrte Frau {0},	JA	NEIN
Sehr geehrter Herr	Sehr geehrter Herr {0},	JA	NEIN

Stellenkategorie anlegen

Mitarbeiter werden in Stellen und diese Stellen werden in Stellenkategorien (Abteilungen) gruppiert.

Achten Sie bitte darauf die Stellenkategorie für ALLE (*) Organisationen anzulegen.

Eingabemaske: Menü{{#if: Personal & Personalabrechnung | →Personal & Personalabrechnung }}{{#if: Stellenkategorie | →Stellenkategorie }}{{#if: | → }}

Für unser Beispiel verwenden wir die Abteilungen:

• Geschäftsführung
• Buchhaltung
• Vertrieb
• Einkauf
• Logistik
• Systemadministration

Stellen anlegen

Eingabemaske: Menü{{#if: Personal & Personalabrechnung | →Personal & Personalabrechnung }}{{#if: Stellen | →Stellen }}{{#if: | → }}

Folgende Stellen sind für unser Beispielunternehmen vorgesehen:

Name	Stellenkategorie
Geschäftsführung	Geschäftsführung
Buchhaltung	Buchhaltung
Einkauf	Einkauf
Wareneingang	Logistik
Versand	Logistik
Lagerverwaltung	Logistik
Systembetreuung	Systemadministration
Auftragssachbearbeitung	Vertrieb
Vertrieb BRD	Vertrieb
Vertrieb EU	Vertrieb
Vertrieb Rest der Welt	Vertrieb

Folgende Feldinhalte werden für alle Stellen gewählt:

• Mandant = GartenWelt
• Organisation = * (ALLE)
• Aktiv = aktiviert
• Beschreibung = LEER
• Kommentar/Hilfe = LEER

• Tab: Zuordnung = bleibt LEER
• Tab: Vergütung = bleibt LEER

Geschäftspartnergruppe

Eingabemaske: Menü{{#if: Geschäftspartner | →Geschäftspartner }}{{#if: Einstellungen Geschäftspartner | →Einstellungen Geschäftspartner }}{{#if: Geschäftspartnergruppe | →Geschäftspartnergruppe }}

Folgende Geschäftspartnergruppen werden eingesetzt:

Suchschlüssel	Name	Beschreibung
Mitarbeiter	Mitarbeiter
Kunden BRD Top 10	Innerdeutsche Kunden Top 10	Top 10 Kunden in Deutschland
Kunden BRD	Innerdeutsche Kunden	Kunden in Deutschland
Kunden	Kunden	Kunden außerhalb BRD
Lieferant Hersteller	Lieferant Hersteller	Lieferant Hersteller
Lieferant Händler	Lieferant Händler	Lieferant Händler

Zahlungsbedingungen

Name	Tage Netto	Rabattfrist	Rabatt %	Tage Frist	Bemerkung
Vorkasse	0	0	0	0
10 Tage 3%, 30Tage netto	30	10	3,0	5	Bis zu zehn Tage nach Rechnungsdatum kann der Kunde 3 % Skonto abziehen. Andernfalls ist die Zahlung nach 30 Tagen ohne Abzug fällig. Nach 30 + 5 Tagen Frist wird die Manung erstellt.