XVII. Nomina y Recursos Humanos
El módulo de nómina desarrollado por el equipo de la UTB está diseñado para manejar nominas básicas, especialmente en el sector de las Mipymes. Este módulo está compuesto por las ventanas: Tipo de Conceptos, Conceptos Aportes Empleador, Tipo de Contratos, Contratos, Novedades, Pagos Realizados y Aportes del Empleador.
Además de las ventanas, el módulo de nómina tiene varios procesos, estos son: Pagar nomina, Liquidar conceptos acumulados, Imprimir nómina y Reporte pagos. Vamos a ver cada uno de estos procesos separadamente.
Contents
Ventanas
Tipos de Conceptos
En el modulo de nómina, un concepto de pago es como su nombre lo indica, un pago que se realiza ya sea a favor del empleado o por el contrario sale del trabajador (retención). Además, estos conceptos se pueden agrupar en tipos de concepto y en esta ventana podemos encontrar todo lo relacionado tanto con los tipos como con los conceptos como tal.
La ventana Tipos de conceptos cuenta con 2 tabs: El primero, llamado Tipo de concepto, permite definir un nuevo tipo de concepto y especificar si los conceptos que va a contener son retenciones o no. Aquí vemos una imagen de este tab:
Figura 1. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaña Tipo de Concepto
Aquí podemos introducir los datos relacionados al tipo de concepto que queremos crear.
Luego de crear un tipo de concepto, podemos crear nuestros conceptos de pago. Al seleccionar la pestaña Conceptos de pato, estaremos listos para crear un concepto perteneciente al tipo de concepto que tenemos seleccionado en estos momentos, y eso se vería más o menos de la siguiente forma:
Figura 2. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaña Conceptos de Pago
Acá vemos los datos relacionados al concepto de pago: Name (nombre), el cual es el nombre que deseamos ponerle al concepto de pago, Description (descripción), una corta descripción informativa del concepto, y además unos checkboxes que debemos seleccionar de acuerdo a las características del concepto. Si el concepto representa el Salario Básico del trabajador entonces debemos seleccionar la opción Es básico. Si el concepto es acumulable (por ejemplo prima legal, cesantías, etc.) se deberá seleccionar la opción Es acumulable. Si el concepto genera novedades, se deberá seleccionar la opción Genera novedad. Y por último, si el concepto es un porcentaje, se debe seleccionar la opción Porcentaje. Esta última opción es especial ya que al seleccionarla se despliega una lista de opciones que contiene todos los tipos de concepto que tengamos definidos hasta el momento, la idea es seleccionar el tipo de concepto sobre el cual queremos aplicar el porcentaje que estamos definiendo en este concepto de pago, como lo vemos en la siguiente imagen:
Figura 3. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaña Conceptos de Pago
Conceptos Aportes Empleador
En esta ventana, vamos a especificar los aportes que están en cabeza del empleador (salud, pensión, etc.). En esta ventana vemos lo siguiente:
Figura 4. Ventana Conceptos Aportes Empleador
La empresa (Client), una descripción, el nombre, si el concepto es porcentaje, y el tipo de concepto sobre el cual se aplica dicho porcentaje. Cabe anotar que estos conceptos se calculan de último, luego de realizados los cálculos de conceptos de pago normales.
Tipo de Contratos
Dentro del modulo de nomina, un tipo de contrato establece las características que va a tener un contrato de trabajo particular. Un tipo de contrato está compuesto por conceptos de pago, tales como salario básico, horas extras, comisiones etc. La ventana de tipo de contratos nos permite definir un nuevo tipo de contrato y posteriormente añadir conceptos de pago al mismo. A continuación vemos la ventana:
Figura 5. Ventana Tipo de Contratos - Pestaña Tipo de Contrato
En la pestaña tipo de contrato, podemos dar un nombre al tipo de contrato que deseamos crear, una descripción, y un comentario informativo relacionado al tipo de contrato. Una vez hemos creado el tipo de contrato, podemos proceder a agregar los conceptos de pago que queremos que hagan parte de este. Lo anterior lo hacemos a través de la pestaña conceptos asociados:
Figura 6. Ventana Tipo de Contratos - Pestaña Conceptos Asociados
En este tab agregamos cuantos conceptos de pago queramos, y para cada concepto que agreguemos debemos introducir el nombre, la descripción, seleccionamos de la lista el concepto de pago correspondiente (en la lista aparecen los conceptos de pago que hemos creado en la ventana tipos de concepto), y en el campo value (valor) vamos a ingresar el valor del concepto de pago (nótese que anteriormente no habíamos especificado el valor de ningún concepto). Si el concepto es un porcentaje, el valor a ingresar deberá estar entre 1 y 2. Por ejemplo, si el porcentaje que queremos ingresar es de 35 %, el valor correspondiente seria 1.35. Si es concepto no es porcentaje entonces se introduce el valor correspondiente. En el tab Aportes empleador asociados se agregan los conceptos definidos en la ventana Conceptos aportes empleador, que queramos asociar a este tipo de contrato (usualmente salud, pensión, parafiscales etc.), esto lo podemos ver en la siguiente imagen:
Figura 7. Ventana Tipo de Contratos - Pestaña Aportes Empleador Asociados
Contratos
En esta ventana, lo que podemos hacer es asociar un empleado con un tipo de contrato, especificando el cargo y la duración del contrato. Aquí podemos ver la ventana contratos:
Figura 8. Ventana Contratos - Pestaña Contratos
En esta ventana ingresamos los siguientes datos: Nombre del contrato, descripción, tipo de contrato (se escoge de la lista de tipos de contrato existentes), el cargo (también se escoge de la lista de cargos creados en el módulo de recursos humanos), el empleado (también lo seleccionamos de la lista de empleados creados en recursos humanos), un comentario informativo, y por último la fecha de inicio y fecha de finalización del contrato. Una vez ingresamos estos datos podemos guardar y tendremos nuestro primer contrato configurado.
Novedades
En esta ventana podremos registrar las novedades que ocurren en el periodo (horas extras trabajadas, incapacidad, vacaciones, etc.), a continuación podremos ver esta ventana:
Figura 9. Ventana Novedades - Pestaña Novedad
Los datos que debemos ingresar son: Compañía (Client), organización, empleado, concepto de pago que genera la novedad, nombre, descripción, valor (puede ser horas, días o una unidad cualquiera), fecha de la novedad, y un comentario explicativo opcional.
Pagos Realizados
En esta ventana podremos consultar los pagos que se han hecho a los empleados. Esta ventana cuenta con 2 pestañas (tabs), llamadas Pagos realizados y Detalles del pago. Al seleccionar la primera pestaña podremos ver el detalle del pago respectivo. A continuación vemos las imágenes de esta ventana:
Figura 10. Ventana Pagos Realizados - Pagos Realizados
En la primera pestaña vemos la información general de un pago particular, en este caso al empleado Jackie Sparrow. Si hacemos click en la segunda pestaña veremos el detalle del pago que estamos viendo:
Figura 11. Ventana Pagos Realizados - Detalles del Pago
Aquí vemos en detalle los conceptos del pago que se realizo al empleado Jackie Sparrow. Esta ventana es de solo lectura, por motivos de seguridad.
Aportes del Empleador
En esta ventana podemos ver una relación de los aportes que el empleador ha pagado:
Figura 12. Ventana Aportes del Empleador - Aportes del Empleador
Procesos
Pagar Nómina
En este proceso se generan los pagos mensuales a los empleados. Se calcula el salario de cada empleado teniendo en cuenta su contrato y las novedades que hayan ocurrido durante el periodo. A continuación vemos la ventana correspondiente:
Figura 13. Proceso Pagar Nómina
Los parámetros necesarios para iniciar el proceso son: o Desde: Indica el inicio el periodo a pagar. o Hasta: Indica el final del periodo a pagar. o Días del mes (Legales): 30 días por defecto, usualmente esto no es necesario cambiarlo. o Horas del día Laboral: 8 por defecto, usualmente no es necesario cambiarlo. Una vez introducido los datos, el sistema generara los pago del mes y se podrán consultar en la ventana de pagos.
Imprimir nómina
Este proceso permite imprimir las tirillas de pago del mes, después de haber ejecutado el proceso de pago de nómina. Debemos ingresar la fecha de inicio del pago, y la fecha final. Vemos también en el ultimo campo el nombre de nuestra empresa, el cual aparecerá en las tirillas, si deseamos que en las tirillas aparezca otro nombre debemos modificarlo en campo y colocar el nombre deseado.
Figura 14. Proceso Imprimir Nómina
Reporte de pagos
A través de este proceso podemos generar reportes mensuales (1 mes únicamente) de pago por los diferentes conceptos que hayamos definido. La ventana de este proceso es idéntica a la del proceso anterior (pago nómina), y se procede de igual forma para obtener el reporte.
Liquidar pagos acumulados
A través de este proceso podemos liquidar los conceptos que se han marcado como acumulables. Los conceptos acumulables pueden estar en uno de 3 estados: o No pagado: Cuando el concepto se acaba de generar y está en espera de ser pagado al empleado o consignado a una entidad diferente (ej.: fondos de pensiones). o Completado: Cuando el concepto se ha pagado a una entidad externa (ej.: Fondo de pensiones). o Pagado: Cuando el concepto se ha pagado directamente al empleado (Primas). La fecha seleccionada (fecha inicial de pago – fecha final de pago) debe ser la fecha del último pago realizado, y a este pago se le asignaran los conceptos que se están liquidando en el momento. En el campo empleado podemos indicar un empleado en específico, o si lo dejamos en blanco estaremos indicándole al sistema que queremos hacer el proceso para todos los empleados. En el campo concepto vamos a seleccionar el concepto que queramos liquidar, y por último en el campo estado, vamos a indicarle al sistema a que estado deseamos cambiar los conceptos que se van a liquidar (por ejemplo para liquidar primas, debemos indicar “pagado”, mientras que para cesantías debemos indicar “completado”), el estado predeterminado de los conceptos acumulados es “no pagado”.
